会社に勤める社会人として、社内でも社外でも敬語を使うシーンは多くあります。会話の中でも正しく敬語を使うのは当然ですが、メールの場合は、誤った敬語の使い方をしているとその文面が長く残ってしまいますのでより注意が必要です。

今回は、謝罪メールを送る際の敬語の正しい使い方をご紹介します。

謝罪メールの基本

相手に謝る必要が出てきてしまった場合、本来は直接会って謝罪をするべきことです。しかし、会うことが難しい場合には電話にて口頭で謝罪の気持ちを伝えなければなりません。

まずは会って、もしくは電話で謝った後に、問題が生じた経緯、反省点、今後の対応策などを記載したメールで重ねて謝罪をすることが大切です。メールのタイトルには、「〇〇に関するお詫び」と具体的に記載し、謝罪のメールであることがタイトルだけでわかるようにしておきます。

法人宛ての謝罪メール書き出しは、株式会社〇〇　〇〇様などと相手側の社名を省略することなく記載します。問題が発生し、相手に迷惑をかけてしまった場合は、心からのお詫びの言葉を伝えます。

謝罪に用いる文言としては、「大変申し訳ございませんでした」、「深くお詫び申し上げます」「誠に申し訳ございません」などがあります。何に対しての謝罪なのかを明確にし、お詫びの気持ちを丁寧な敬語で表すことが大切です。

謝罪メールの文例

近隣住民から騒音についてクレームが寄せられた場合

この度ご指摘いただきました工事中の騒音の件、ご不快の念をおかけいたしましこと、心よりお詫び申し上げます。

弊社としては騒音対策を講じていたつもりではございましたが、十分な対策ではなかったことを深く反省しております。

今後は、防音ネットによる対策をより強化し、大きな騒音が出る場合には事前にお知らせをさせていただきたく存じます。

この度は、ご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。

打ち合わせ時の資料に誤りがあった場合

先日、打ち合わせ時に提出いたしました資料に一部誤りがございました。

変更箇所は、〇ページの〇〇の箇所となります。
修正したファイルを送付いたしましたので、大変お手数ですが先日お渡しした資料と差し替えてくださいますようお願い申し上げます。

この度は誤記をいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

心を込めて謝罪する

お詫びのメールは、敬語を正しく使うことはもちろんですが、心から謝罪していることが伝わるような文面が大切です。謝罪の文言に加え、反省点、改善点を伝え、最後にもう一度謝罪の言葉を繰り返しましょう。

謝罪の言葉を多く並べることが深い反省を表すことにはなりません。何に対しての謝罪なのかがわかるような文章としましょう。

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