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建設業の隠れた重要な仕事のひとつに書類業務があります。そしてさらに地味ながら重要なのが、書類の保存です。
建設工事において、書類は特別な意味があります。大規模建設は、崩壊すると大惨事を起こします。もし建設したものに事故が起きたら、事故原因を検証しなければなりません。その際、現場検証と同じくらい重要になるのが、書類のチェックなのです。適切な工事をしていたかどうかが、書類だけでわかることがあります。
そのため建設業法は、建設業者に書類などの保存を義務付けています。

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国土交通省などは検査で建設業者の書類をチェックする

建設業法第31条に、国土交通大臣と都道府県知事は、必要に応じて建設業者の財産、工事の状況、帳簿書類、その他の物件を検査させることができる、としています。

つまり建設業者は、国土交通大臣や都道府県知事の検査をいつ受けてもいいように、帳簿書類を用意しておかなければならないのです。
建設業法第40条の3には、建設業者は国土交通省令で定める方法で、営業所ごとに帳簿や図書を保存しなければならないと書かれてあります。図書とはここでは図面などのことです。

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保存期間は原則5年

建設業者は書類や帳簿や図書（図面など）を、原則5年間保存しておかなければなりません。対処となるものは次のものです。

• 営業所の代表者の氏名
• 建設工事の請負契約に関する事項
• 下請契約に関する事項
• 添付資料

ただ例外的に次の書類などは10年間保存しなければなりません。

• 発注者から直接請け負った新築住宅建設に関係するもの
• 完成図書
• 発注者との打ち合わせ記録
• 施工体系図

まとめ

書類保存は地味な仕事だけに見落とされがちです。また、国土交通省や都道府県などが建設業者のところにやってきて書類の開示を求めることは稀ですので、書類管理はますます地味な仕事になります。
しかしそれを行っていないと、思わぬ落とし穴が待っているかもしれませんので注意しましょう。

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