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新人現場監督へ伝えたい電話の掛け方の基本とは?

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公開日時 2023.05.07 最終更新日時 2023.05.07

電話応対はビジネスの基本です。特に現場監督は職人さんやクライアントなど多くの人と連絡を取らなければならず、電話応対のスキルは必須といえます。

しかし新人の内はどんな応対をすれば良いのか分からない方も多いのではないでしょうか。そこで覚えておきたい電話の掛け方の基本などをご紹介します。

電話の掛け方のポイント

ビジネスの電話では、掛け方ひとつで印象が変わります。個人だけでなく会社の印象も変えてしまうので注意が必要です。

まず気を付けたいのが電話を掛けるタイミングです。電話を掛ける時間帯は急用や重要な要件をのぞき、相手側が就業している時間帯に掛けます。

また始業直後や終業間際、お昼休みの時間も相手側が忙しい時間帯なので避けた方が良いでしょう。どうしても時間外に掛ける必要がある場合は、「朝早くに申し訳ありません」や

「時間外ですが大丈夫でしょうか」など一言添えるのがおすすめです。そして用件は簡潔に伝えます。

自分も相手も就業中なのですから、時間は大切にしましょう。急いでなければ掛ける前にある程度用件や内容をまとめておけば落ち着いて話せます。

現場監督の場合はさまざまな方に電話を掛けなければいけません。たとえば業者さんやクライアントとのやり取り、トラブル処理、図面確認などです。

それぞれ立場は違いますが、ビジネス電話の基本は変わりません。丁寧に簡潔に分かりやすく伝えるように心がけましょう。

電話の掛け方

電話の掛け方

現在では携帯電話を使うことですぐに目的の相手とつながることができるようになりました。その場合でもまず名乗ることを忘れないようにしましょう。

また「お世話になっております」などの挨拶を忘れないようにします。もし会社に掛ける場合は名乗って挨拶をしたあと、相手の所属部署と氏名を告げ、つないでもらいます。

「〇〇部の〇〇さんはいらっしゃいますでしょうか」のように話しましょう。もし相手が不在の場合は、戻り時刻を尋ね、電話を掛けなおすことを伝えます。

また重要な用件を話し合う場合はメモを取りながら、もしくは書いたメモを見ながら話すのがおすすめです。そうすることで伝達のミスを防げ、落ち着いて話ができます。

丁寧な応対を心がけよう

電話は顔の見えないやり取りのため、普段より丁寧な言葉使いを心がけましょう。電話の印象で自分だけでなく会社の印象も変わってしまいます。

新人の内は焦ってしまいがちですので、あらかじめメモしておくか、心の中で話す内容をまとめておきましょう。特に現場監督はさまざまな人とやり取りをしなければいけません。

電話応対に慣れることが、ベテラン現場監督への第一歩ともいえます。

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